PRIVACY KENNISGEVEING
1. Wie wij zijn
Marktlink Capital Management Coöperatief U.A. (Trompenburgstraat 2 C, 1079TX Amsterdam, Nederland) (“Marktlink Capital”, “wij”, “ons” en “onze”) is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via deze evenementregistratie worden verzameld.
Wij zetten ons in voor de bescherming van persoonsgegevens in overeenstemming met onze Privacyverklaring. Deze Privacy Kennisgeving (“Kennisgeving”) geeft informatie over hoe wij de persoonsgegevens verwerken van personen (“u”) die zich registreren voor een evenement dat door Marktlink Capital wordt georganiseerd of medegeorganiseerd. Voor de doeleinden van deze Kennisgeving omvat “evenement” elke conferentie, webinar, forum, seminar of workshop, ongeacht of deze fysiek of virtueel plaatsvindt. Als u vragen heeft, kunt u contact met ons opnemen via het e-mailadres dat aan het einde van deze Kennisgeving wordt vermeld.
2. Doeleinden van de verwerking en rechtsgrondslagen
Wij verwerken persoonsgegevens alleen als dit is toegestaan op basis van één van de volgende rechtsgrondslagen:
• Artikel 6(1)(a) Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (“AVG”) dient als rechtsgrondslag voor verwerkingshandelingen waarvoor u uitdrukkelijk toestemming hebt gegeven, bijvoorbeeld, maar niet beperkt tot, marketingcommunicatie, niet-essentiële cookies en toestemming voor dieet- of toegankelijkheidsinformatie;
• Artikel 6(1)(b) AVG is de rechtsgrondslag wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst, bijvoorbeeld, maar niet beperkt tot, uw inschrijving voor een evenement en het beheer van uw aanwezigheid;
• Artikel 6(1)(c) AVG is van toepassing wanneer de verwerking van persoonsgegevens wettelijk verplicht is, bijvoorbeeld, maar niet beperkt tot, fiscale, boekhoudkundige of andere wettelijke verplichtingen met betrekking tot de facturering van evenementen; en
• Artikel 6, lid 1, onder f, AVG dient als rechtsgrondslag wanneer wij ons kunnen beroepen op gerechtvaardigde belangen voor de verwerking van persoonsgegevens, bijvoorbeeld voor het organiseren van en rapporteren over het evenement en voor cookies die strikt noodzakelijk zijn voor de technische werking van de registratiewebsite. Voordat wij ons op een gerechtvaardigd belang beroepen, beoordelen wij of uw belangen, grondrechten en fundamentele vrijheden zwaarder wegen.
3. Persoonsgegevens die wij verzamelen
In verband met uw evenementregistratie verzamelen wij:
• voornaam, achternaam, e-mailadres en telefoonnummer;
• bedrijfsnaam en functie (optioneel);
• datum en tijd van registratie;
• aanwezigheidsinformatie, zoals bijgewoonde sessies of workshops;
• foto’s en/of video- of audio-opnames die tijdens het evenement worden gemaakt;
• paspoortnummer of gegevens van een identiteitsdocument, uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is om namens u hotel- of reisarrangementen te regelen;
• kledingmaat, uitsluitend wanneer merkkleding of andere merchandise wordt verstrekt; en
• de volledige naam van eventuele begeleidende deelnemers.
4. Fotografie en opnames
Tijdens onze evenementen kunnen foto’s en/of video- of audio-opnames worden gemaakt voor documentatie en verslaglegging over het evenement.
Wanneer u daarvoor toestemming heeft gegeven, kunnen deze foto’s of opnames ook worden gebruikt voor toekomstige promotionele doeleinden, waaronder publicatie op onze website en sociale media.
Wanneer tijdens een evenement opnames worden gemaakt, wordt dit op locatie door middel van borden aangegeven. Als u niet gefotografeerd of opgenomen wilt worden, kunt u dit op de dag van het evenement aan ons doorgeven of contact met ons opnemen via het e-mailadres dat in deze Kennisgeving wordt vermeld. Wij zullen redelijke inspanningen leveren om aan uw verzoek tegemoet te komen.
5. Met wie delen wij uw gegevens
Binnen Marktlink Capital is de toegang tot persoonsgegevens beperkt tot medewerkers en afdelingen die deze gegevens nodig hebben om onze contractuele en wettelijke verplichtingen na te komen of om operationele taken met betrekking tot het evenement uit te voeren. Persoonsgegevens worden uitsluitend gedeeld op basis van het need-to-know-principe.
Wij kunnen persoonsgegevens delen met vertrouwde dienstverleners die deze gegevens namens ons verwerken op grond van verwerkersovereenkomsten in overeenstemming met artikel 28 AVG. Hieronder vallen bijvoorbeeld ons evenementregistratieplatform en leveranciers op het gebied van evenementenlocaties, catering, logistiek en IT.
Daarnaast kunnen wij persoonsgegevens delen met overheidsinstanties, toezichthouders, professionele adviseurs of andere derden die als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijken optreden, wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst op grond van artikel 6, lid 1, onder b, AVG, om te voldoen aan een wettelijke verplichting op grond van artikel 6, lid 1, onder c, AVG, of wanneer wij daarvoor een gerechtvaardigd belang hebben op grond van artikel 6, lid 1, onder f, AVG. Voordat wij ons op een gerechtvaardigd belang beroepen, beoordelen wij of uw belangen, grondrechten en fundamentele vrijheden zwaarder wegen.
Wij noemen in deze Kennisgeving geen individuele derden bij naam. Als u meer informatie wilt over een specifieke ontvanger van uw persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen via de onderstaande contactgegevens.
6. Internationale overdrachten
In principe dragen wij geen persoonsgegevens over aan dienstverleners of partners (waaronder sponsors, exposanten en aanbieders van evenementplatformen) die gevestigd zijn buiten de Europese Unie (“EU”) of de Europese Economische Ruimte (“EER”). Mocht dit toch voorkomen, dan zorgen wij voor een adequaat beschermingsniveau door middel van passende waarborgen, zoals beschreven in onze Privacyverklaring.
Voor meer informatie over de waarborgen die van toepassing zijn op een specifieke overdracht, of om een kopie te ontvangen, kunt u contact met ons opnemen via onderstaande gegevens.
7. Bewaring
Wij bewaren de persoonsgegevens die voor de registratie en organisatie van het evenement worden verzameld niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden die in deze Kennisgeving worden beschreven.
Bij het bepalen van de bewaartermijn houden wij rekening met de duur van de voorbereiding en afhandeling van het evenement, de aard en gevoeligheid van de gegevens, eventuele contractuele verplichtingen en toepasselijke wettelijke bewaar- en verjaringstermijnen.
Paspoortnummers of gegevens van identiteitsdocumenten die uitsluitend voor hotel- of reisarrangementen worden verwerkt, worden verwijderd zodra deze gegevens niet meer nodig zijn voor het regelen en afhandelen van deze arrangementen, tenzij een wettelijke verplichting langere bewaring vereist.
Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden persoonsgegevens verwijderd of volledig geanonimiseerd. Bij anonimisering worden alle identificerende elementen onomkeerbaar verwijderd, zodat de resulterende informatie niet meer aan u kan worden gekoppeld. Geanonimiseerde informatie kan worden gebruikt voor geaggregeerde evenementstatistieken.
Persoonsgegevens die op basis van uw toestemming voor marketingdoeleinden worden verwerkt, worden bewaard totdat u uw toestemming intrekt of totdat de gegevens niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor uw toestemming is verkregen, tenzij een wettelijke verplichting langere bewaring vereist.
8. Uw rechten
Als betrokkene heeft u de volgende rechten, mits aan de wettelijke vereisten is voldaan:
• Recht op inzage (artikel 15 AVG): u kunt informatie opvragen over uw persoonsgegevens die door ons worden verwerkt;
• Recht op correctie (artikel 16 AVG): u kunt de onmiddellijke correctie van onjuiste persoonsgegevens die door ons zijn opgeslagen of de aanvulling van uw persoonsgegevens verzoeken;
• Recht op verwijdering (“recht om vergeten te worden”) (artikel 17 AVG): u kunt verzoeken tot de verwijdering van uw persoonsgegevens die door ons zijn opgeslagen, tenzij de verwerking noodzakelijk is om redenen die voortvloeien uit de wet- en/of regelgeving;
• Recht op beperking van de verwerking (artikel 18 AVG): u kunt verzoeken tot de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens, voor zover aan de wettelijke vereisten is voldaan;
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens (artikel 20 AVG): u heeft het recht om de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt, in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te ontvangen, en u heeft het recht die gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen;
• Recht om bezwaar te maken tegen de verwerking (artikel 21 AVG): u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens als daarvoor redenen zijn die voortvloeien uit uw specifieke situatie. U kunt ook bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden, inclusief profilering voor zover deze verband houdt met dergelijke direct marketing; in dat geval worden de persoonsgegevens niet langer voor deze doeleinden verwerkt;
• Recht om toestemming te allen tijde in te trekken (artikel 7(3) AVG). Als gevolg hiervan mogen wij de gegevensverwerking op basis van deze toestemming in de toekomst niet langer voortzetten; en
• Recht om een klacht in te dienen (artikel 77 AVG): u kunt een klacht indienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit. De bevoegde autoriteit in Nederland is de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer informatie en contactgegevens vindt u op https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl
Om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens zoals beschreven in deze Kennisgeving. Wij zullen uw verzoek zo spoedig mogelijk en binnen de wettelijk voorgeschreven termijnen beantwoorden, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, in het bijzonder artikel 12 AVG.
9. Marketingcommunicatie
We sturen u alleen marketingberichten over toekomstige evenementen of producten als u zich daarvoor apart heeft aangemeld door het betreffende vakje op het registratieformulier aan te vinken. U kunt deze toestemming te allen tijde kosteloos intrekken door op de link 'Afmelden' in een marketingmail te klikken of door contact met ons op te nemen via privacy@marktlinkcapital.com. Het intrekken van uw toestemming heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de berichten die vóór de intrekking zijn verzonden.
10. Cookies
Als u zich online registreert, kunnen cookies worden gebruikt zoals beschreven in ons Cookiebeleid. Als de registratie plaatsvindt op een platform van derden, is het cookiebeleid van dat platform van toepassing.
11. Wijzigingen in deze Kennisgeving
We kunnen deze Kennisgeving van tijd tot tijd bijwerken. Laatst bijgewerkt: 5 augustus 2026.
12. Contact opnemen
Als u vragen of opmerkingen heeft over deze Kennisgeving, neem dan gerust contact met ons op via privacy@marktlinkcapital.com.
